تنظيم المراسلات و متابعة الأعمال
تنظيم المراسلات
في حياتنا العملية تصلنا رسائل إلكترونية بأعداد كبيرة. منها ما يخبرنا بمعلومة ما, و منها ما يطلب منا توضيحا و يجب علينا الإجابة عنه, و منها ما نطلب توضيحا ما .
هذه المراسلات التي تأتينا كيف تحتفظون بها للرجوع إليها لاحقا أو لمتابعة ما حصل في تلك الرسالة الإلكترونية التي طلبتم فيها توضيحا ما ؟
مثال:
تأتي رسالة يوم الأحد و أخرى يوم الأربعاء. الرسالة الأولى تردون عليها يوم الخميس و الرسالة الأخرى تردون عليها يوم الأربعاء. فهل ترتبون هذه الرسائل على حسب وصولها أو كل رسالة و الرد مهما كان تاريخ الرد؟ يعني ترتبون بناءا على تاريخ الرد أو السؤال؟ أو تاريخ الرسائل الواردة و المرسلة؟
متابعة الأعمال
يطلب منا متابعة عمل ما يقوم به الموظف الفلاني, كيف تتابعونه لتتأكدوا أنه سيسلم العمل في الوقت المحدد. أو كيف تتابعون عمل عدة موظفين لكي لا تنسوا ما يفعله كل موظف؟ هل من جدول لتوزيع المهام؟
أفيدوني بخبراتكم و أكون شاكرة لكم.
تنظيم المراسلات و متابعة الأعمال
10 رد — ص 1/1
موضوع مهم أخت ياسمينة ...الله يعطيكي العافي ....
بتصور في معنا بالمنتدى خبرات مهمة ممكن تفيدنا ونطلع بموضوع جيد ....فيه من الفائدة والإضافة الشيء الكثير .......
أول شي وكنوع من الإثراء والتفاعل مع موضوعك لازم يتم التأكيد ع أهمية التوثيق بحياتنا المهنية ..وهالشي يلي للاسف الشديد والشديد جدن بكون غائب عن عقلية الإدارة والمتابعة بعالمنا العربي حتى بالمؤسسات والمشاريع الكبيرة وهوي هاد من أهم اسباب فشلنا ..ولجوءنا للأجانب ع الطالعة والنازلة ........
الدوكيمنتيشن عامل مهم وأساسي في أي عمل رسمي أو مشروع وبدونو إكس ع العمل أو المشروع حتى لو كان العمل هو مشروعك الخاص يعني الشغل مانو بروفيشنال وقابلية تطويرو وارتقاؤو ......بالعكس لازم تبني عملك ع قواعد واسس متينة مشان تقدر بعدين تنطلق من هالقواعد الراسخة ........
لازم يكون في طريقة رسمية للتخاطب الداخي ضمن المؤسسة أو المنظمة يلي عم تقوم باي استثمار أو عمل ..حتى لو كان هالشخص ابن صاحب الشركة المكونة من أب وابنو وأخواتو على سبيل المثال ....أو جمعية خيرية أو منظمة ثقافية ......شغل تكفى وطال عمرك ما بيمشي حالو ...
وهالشي بعدين بيسمح بامكانية التحليل والدراسة والمراجعة والتقييم وبدونو ما بتقدر تعمل شي من هيك .........
هلق منرجع لموضوع المراسلات ...
أنا بصراحة أسلوبي بسيط جدن بحفظ المراسلات ......
أول شي بحتفظ بهارد كوبي عن إي ايميل برسلو أو بستقبلو ..وبسبب العدد الكبير للمراسلات ويلي طباعتون وتصنيفون رح ياخد كتير من وقتي وهالشي أكيد حرام بحولون للسكرتير ....بحيث إي ايمل ببعتو بكون السكرتير تبعي سي سي عليه ..وأي ايمل بيجيني بحولو للسكرتير للطباعة والارشفة والحفظ .......
هلق امكانية استرجاع المعلومات سهلة ..بكونترول شيت ع الأكسل مع حقول للفلترة حسب المرسل أو المرسل إليه أو التاريخ أو السابجيكت ...كمان السكرتير بيزبطون وبينسقون.....وما بتذكر حالي واجهت أي مشكلة بهالخصوص ..........
هلق بمشاريع تاني أكبر من هيك كان في سيريال نامبر لكل مراسلة ..ونظام حروف مع أرقام بالترتيب ....بصراحة وقتا ما كنت كتير مهتم بطريقة الترتيب وع أي اسساس مرتبينون ..كنت بس آخد الرقم كريفرانس باي مراسلة بيلزملي واستخدمو ...وكان في سكرتير مهنتم بهالقصص ..علوا لو حدي عندو فكرة او طريقة بالترتيب ممكن يفيدنا فيا ..........
بالمشاريع الأكبر وأكبر في قسم خاص دوكيمنت كونترول ...بس شغلتو حفظ وتنسيق وثائق ومراسلات المشروع وتوزيع نسخ ع اصحاب الشأن ...
بتصور في معنا بالمنتدى خبرات مهمة ممكن تفيدنا ونطلع بموضوع جيد ....فيه من الفائدة والإضافة الشيء الكثير .......
أول شي وكنوع من الإثراء والتفاعل مع موضوعك لازم يتم التأكيد ع أهمية التوثيق بحياتنا المهنية ..وهالشي يلي للاسف الشديد والشديد جدن بكون غائب عن عقلية الإدارة والمتابعة بعالمنا العربي حتى بالمؤسسات والمشاريع الكبيرة وهوي هاد من أهم اسباب فشلنا ..ولجوءنا للأجانب ع الطالعة والنازلة ........
الدوكيمنتيشن عامل مهم وأساسي في أي عمل رسمي أو مشروع وبدونو إكس ع العمل أو المشروع حتى لو كان العمل هو مشروعك الخاص يعني الشغل مانو بروفيشنال وقابلية تطويرو وارتقاؤو ......بالعكس لازم تبني عملك ع قواعد واسس متينة مشان تقدر بعدين تنطلق من هالقواعد الراسخة ........
لازم يكون في طريقة رسمية للتخاطب الداخي ضمن المؤسسة أو المنظمة يلي عم تقوم باي استثمار أو عمل ..حتى لو كان هالشخص ابن صاحب الشركة المكونة من أب وابنو وأخواتو على سبيل المثال ....أو جمعية خيرية أو منظمة ثقافية ......شغل تكفى وطال عمرك ما بيمشي حالو ...
وهالشي بعدين بيسمح بامكانية التحليل والدراسة والمراجعة والتقييم وبدونو ما بتقدر تعمل شي من هيك .........
هلق منرجع لموضوع المراسلات ...
أنا بصراحة أسلوبي بسيط جدن بحفظ المراسلات ......
أول شي بحتفظ بهارد كوبي عن إي ايميل برسلو أو بستقبلو ..وبسبب العدد الكبير للمراسلات ويلي طباعتون وتصنيفون رح ياخد كتير من وقتي وهالشي أكيد حرام بحولون للسكرتير ....بحيث إي ايمل ببعتو بكون السكرتير تبعي سي سي عليه ..وأي ايمل بيجيني بحولو للسكرتير للطباعة والارشفة والحفظ .......
هلق امكانية استرجاع المعلومات سهلة ..بكونترول شيت ع الأكسل مع حقول للفلترة حسب المرسل أو المرسل إليه أو التاريخ أو السابجيكت ...كمان السكرتير بيزبطون وبينسقون.....وما بتذكر حالي واجهت أي مشكلة بهالخصوص ..........
هلق بمشاريع تاني أكبر من هيك كان في سيريال نامبر لكل مراسلة ..ونظام حروف مع أرقام بالترتيب ....بصراحة وقتا ما كنت كتير مهتم بطريقة الترتيب وع أي اسساس مرتبينون ..كنت بس آخد الرقم كريفرانس باي مراسلة بيلزملي واستخدمو ...وكان في سكرتير مهنتم بهالقصص ..علوا لو حدي عندو فكرة او طريقة بالترتيب ممكن يفيدنا فيا ..........
بالمشاريع الأكبر وأكبر في قسم خاص دوكيمنت كونترول ...بس شغلتو حفظ وتنسيق وثائق ومراسلات المشروع وتوزيع نسخ ع اصحاب الشأن ...
اب دريد استعمل outlook بيعطيك الارشفة و كل خياراتها .. من اروع البرامج بس لو بيتشغل على الموبايل ..
ص
السلام عليكم، ربما تكون مشاركتي خارج المطلوب،ولكنها في صلب المجال
بعد انتشار التقنية بشكل رهيب، وتطورها السريع أحساننا اهملنا عاملا مهما هو كيف توظف التقنية لتادية أعمالك ؟
من حكم تجربتي ، في شركة تصنف من الشركات الكبيرةالحجم بالعدد والعمل، تجد الكثيرين لا يعرفون كيف يكتبون ايميلا او يردون على المطلوبمنهم
حتى في الرسائل التي تصلك على بريدك الشخصي، اصبحلدي احساس عالي من قراءة موضوع الرسالة، فاعرف محتواها وبالتالي لا افتحها او احذفها.وحاولت اجراء احصائية ، فوجدت ان الرسائل الالكترونية اكرر نفسها كل ستة اشهر تقريبا،بمعنى يصلك بريد بخصوص موضوع معين، ثم يصلك نفس الموضوع من طرف ثاني بنفس الطريقة..يعنيممكن نسميه فراغ الكتروني بعدم الابتكار وفقط الاقتصار على التحويل والقص النسخ.
بالنسبة لمجال العمل، على صعيد شخصي احرص على انيكون الايميل واضحا وقصيرا
العنوان يدل على 75 % من محتوى الايميل واحيانالا احتاج الى ان اكتب شيئا في الايميل ، فقط ارسل طلبي بالعنوان وياتني الرد بخمسةاسطر !!!!!!، يا ابن الحلا اريد كلمتين فقط،،،خاصة من الجنسيات الاسيوية
مثال : اريد معرفة موعد توريد شحنة معية لعميل مافاكتب بالعنوان :
subject : req delivery status | customer name |PO#50003456 | Line#3333
وممكن انسخ نفس العنوان واضعه في البريد بعد كتابة dear Abo Osama
لمتابعة نفس البريد، ان لم ياتيني الرد خلال اليوم، استطيع استخدام قدرة برنامج الاوتلوك لتحديد موعد للمتابعة مرة ثانية وهكذا
==========
ارتب محتويات بريدي - كل على حسب طبيعة عمله - بين الوارد من الموظفقين من نفسالشركة، والبريد من اشخاص خارج الشركة
ي حياتنا العملية تصلنا رسائل إلكترونية بأعدادكبيرة. منها ما يخبرنا بمعلومة ما, و منها ما يطلب منا توضيحا و يجب علينا الإجابةعنه, و منها ما نطلب توضيحا ما .
هذه المراسلات التي تأتينا كيف تحتفظون بها للرجوعإليها لاحقا أو لمتابعة ما حصل في تلك الرسالة الإلكترونية التي طلبتم فيها توضيحاما ؟
مثال:
تأتي رسالة يوم الأحد و أخرى يوم الأربعاء. الرسالةالأولى تردون عليها يوم الخميس و الرسالة الأخرى تردون عليها يوم الأربعاء. فهل ترتبونهذه الرسائل على حسب وصولها أو كل رسالة و الرد مهما كان تاريخ الرد؟ يعني ترتبون بناءاعلى تاريخ الرد أو السؤال؟ أو تاريخ الرسائل الواردة و المرسلة؟
دائما يجب ترتيب طريقة عرض الرسائل حسب التاريخ- براي الشخصي - جتى تعرف ماالذي اتى البارحة او اليوم
في حال استخدام الطريقة الورقية، الترتيب على حسبوصول الرسالة من الزبون وليس الرد من الشركة، لانه عندما يتم مراجعة الموضوع من قبلالزبون المرسل للشركة، يعطيكي تاريخ رسالتهومرجعها ولا يعطي تارخ رد الشركة ومرجعه الا في حالة ارسال الزيون لرسالة اخرى تعقيباعلى ردكم الشركة
متابعة الأعمال
يطلب منا متابعة عمل ما يقوم به الموظف الفلاني,كيف تتابعونه لتتأكدوا أنه سيسلم العمل في الوقت المحدد. أو كيف تتابعون عمل عدة موظفينلكي لا تنسوا ما يفعله كل موظف؟ هل من جدول لتوزيع المهام؟
أفيدوني بخبراتكم و أكون شاكرة لكم.
الكترونيا باستخدام الاوت لوك، هناك خدمة تسمى ، اعطاء مهمة لشخص بالايميل، وتحديدمدة للتنفيذ ويتم تحديث حالة المهمة بشكل آلي في حال اتسخدام ميزات الاوتلوك بطريقةمناسبة
بالنسبة للورقيات
، يمكن الاستعانة بثلاثة رفوف ورقية
الاولى : الاوراق المرسلة
الثانية للاوراق التي سترسل الى جهة او قسم آخر
الثالثة : للاوراق التي تحتاج متابعة بعد اتخاذالاجراء اللازم بخصوصها ( انتظار رد من زبون او انتظار عرض اسعار ، او توضيح لتحويلالراسلة الى قسم آخر وهكذا )
يمكن استخدام المفكرة الكبيرة التي تحتوي على اسبوعكامل في صفحتاه مثل الرابط :
فبذلك ناخد نظرة متكاملة عن مهام الاسبوع وماهيالمتابعة، ويمكن كتابة موعد انتهاء المهمة في مكانها بعد اسبوع او اثنين للمتابعة معالشخص
نصائح عامة
ابدا يوم العمل بالتسمية وقراءة الفاتحة وسورة الكرسي
استخدم الالوان في طريقة استخدام الملفات مثلا : الاحمر لمبيعات شركة الف
الازرق لشركة ب، وهكذا
استخدام الالوان في كتابة الردود الداخلية
التعود على تسجيل كا مايطلب (بالهاتف، بشكل شفهي)على المفكرة ومن ثم تحويله الكترونيا الى مهمة او كتابة بريد فيه
فرز الاعمال اليومية الى اربعة انواع
مهم -مستعجل
مهم - ليس مستعجلا
مستعجل وليس مهم
ليس مهم وليس مستعجل
رسم مربع وتقسيمة اربعة اقسام ولكل قسم نضع احدالعناوين وتضع المهمات تحت العنوان
بالتوفيق والبركة
عم نستنى أب رياض و أب محمد .. خبراتهم طيبة بهالمجال ..
برنامج outlooK هو من أفضل البرامج لترتيب الرسائل بحسب التاريخ او الشخص المرسل او الحجم وغيرها من الخيارات, وخاصة الاصدار الجديد من outlooK يلي برتب الرسائل ذات نفس الموضوع او العنوان ضمن خانة واحدة
ونفس الشي البرنامج بيخدم كتير بشغلة توزيع المهام والمتابعة , عن طريق البرنامج بتقدري تحددي اسم المهمة المطلوبة واسم الشخص الموكل بها وتاريخ بداية المهمة وتاريخ نهاية المهمة مع امكانية اضافة توقيت البداية والنهاية ايضا , والبرنامج اوتوماتيكيا بذكرك عند تاريخ الانتهاء لمراجعة الشخص الموكل بالمهمة, مع امكانية جعل البرنامج يقوم بالتذكير مرتين خلال المهمة او ثلاث او حسب الحاجة لمراجعة الموظف كل مرة
ونفس الشي البرنامج بيخدم كتير بشغلة توزيع المهام والمتابعة , عن طريق البرنامج بتقدري تحددي اسم المهمة المطلوبة واسم الشخص الموكل بها وتاريخ بداية المهمة وتاريخ نهاية المهمة مع امكانية اضافة توقيت البداية والنهاية ايضا , والبرنامج اوتوماتيكيا بذكرك عند تاريخ الانتهاء لمراجعة الشخص الموكل بالمهمة, مع امكانية جعل البرنامج يقوم بالتذكير مرتين خلال المهمة او ثلاث او حسب الحاجة لمراجعة الموظف كل مرة
Noon كتب:
السلام عليكم، ربما تكون مشاركتي خارج المطلوب،ولكنها في صلب المجال
بالتوفيق والبركة
لم تكن المشاركة خارج المطلوب أبدا . . كانت هي المطلوب 🙂
شكرا لك.
للرفع . . .